2 pytania na start:

  1. Jak podchodzisz do zadań, które daje Ci Twój szef?
  2. W jaki sposób powierzasz zadania swoim podwładnym?

Wielu ludziom delegowanie kojarzy się ze zrzuceniem roboty na podwładnych- takim chytrym zagraniem szefa by się nie narobić a swoich pracowników uwalić tym, co on sam dostał do zrobienia. Jeżeli myślisz podobnie i jesteś menedżerem, który podobnie zagrywa – to nie wróżę Ci świetlanej kariery… no chyba, że w organizacjach, którym też nie wróżę różowej przyszłości.

Delegowanie to tak naprawdę doskonały mechanizm rozwoju swoich pracowników: budowania ich odpowiedzialności i  pozycji. To również sposób na to byś sam robił rzeczy ważniejsze, miał czas na wyjście krok na przód.

Wystarczy tylko robić to umiejętnie i nie tracić celu z oczu - chodzi o rozwój Twój i pracowników.

Więc jak delegować?

Poziomy delegowania 

Na zarządzaniu uczą o poziomach delegowania, czyli tak naprawdę o stopniach samodzielności relacji pracownik-przełożony. Im szybciej pomożesz swoim ludziom osiągnąć wyższe stopnie tym lepiej dla nich i dla Ciebie. To samo dotyczy Ciebie w relacji z Twoim bossem. Oczywiście wyjątkiem są obszary działania gdzie wyższe poziomy delegowania nie powinny mieć miejsca (np. w wojsku).

1. Robot – Czekaj na polecenia i je wykonuj [Czekaj, aż Ci powiedzą, co robić]

2. Dziecko – Pytaj co masz zrobić. Ja ci powiem co trzeba zrobić [Pytaj]

3. Wywiadowca– Zbadaj sam całą sprawę, przedstaw mi możliwe działania, argumenty za i przeciw, wskaż do mojej akceptacji jedno z nich – czyli zarekomenduj rozwiązanie. [Przedstaw propozycję]

4. Ekspert  – Zbadaj problem, powiadom mnie co zamierzasz zrobić, zaczekaj z działaniem aż dam zielone światło[Zamierzam zrobić]

5. Delegat  - Zbadaj problem, powiadom mnie co zamierzasz zrobić, zrób to, chyba że ci zabronię. Czyli w przeciwieństwie do poprzedniego poziomu zaczynasz to robić chyba że dam czerwone światło

6. Zastępca  – Działaj, powiadom mnie co zrobiłeś. Czyli już po fakcie

7. Prawa ręka - Działaj, a informuj jedynie co jakiś czas

Słowo delegowanie brzmi wg mnie strasznie. Lepsze jest angielskie empowerment. W każdym razie powinieneś przyjąć zasadę, żeby przekazywać swoim ludziom zadania i odpowiedzialność w taki sposób, w jaki sam chciałbyś otrzymać od swojego przełożonego. 

Czyli... jak delegować?

1. Zadanie musi być zrozumiałe

Musisz powiedzieć:

• o co chodzi (cel)
• po co to ma być (kontekst)
• jakie są Twoje oczekiwania (kryteria)
• i na kiedy

Koniecznie powinieneś określić jaki jest cel tego co trzeba zrobić. Jeśli nie dasz kontekstu sprawy to dany pracownik się pogubi i prawdopodobnie nie zrobi tego o co chodziło. Zdarzały Ci się przypadki gdy masz do zebrania tonę informacji i ułożenie tego w excelu/powerpoincie – a po wykonaniu okazało się że cały wysiłek był zbędny? Jeśli powiesz po co to jest, może się okazać że do tego zadania można się zabrać zupełnie inaczej.

2. Nie narzucaj sposobu, daj samemu wykombinować jak to zrobić

...czyli nie ograniczaj wyboru sposobu. Ważny jest efekt i trzymanie się wytycznych. Wyobraź sobie że ktoś Ci daje instrukcję co robić rozpisaną w najdrobniejszych szczegółach. Czujesz się jak robot i odbiera to jakąkolwiek chęć do wykonania zadania. Sporo facetów tak ma gdy żona każe posprzątać – nie chodzi o efekt a o sprawne wykonanie wszystkich konkretnych poleceń: tą ściereczką, konkretnym płynem tamtą półeczkę itd… Choć prawda jest taka, że faceci po prostu nie lubią sprzątać.

W każdym razie by wykrzesać w człowieku odrobinę frajdy z tego co robi nie można go sprowadzić wyłącznie do roli automatu bez inicjatywy.

Co więcej – gdy nie ma narzuconego sposobu realizacji – dany pracownik może się wykazać i Cię zaskoczyć, że to się dało inaczej, prościej zrobić.

3. Daj wytyczne, określ kryteria

Efekt to nie wszystko, jeżeli osiągając go pracownik zrobi coś łamiąć nieświadomie parę ważnych dla Ciebie kryteriów. Np. jeżeli zadanie polega na zmontowaniu jakiegoś raportu, to prawdopodobnie oczekujesz, że zostanie przygotowany w odpowiednim formacie, wykorzystując np. specjalne formuły walidujące poprawność danych, przy wykorzystaniu informacji z konkretnego źródła lub uzyskując akceptacje wybranych osób etc.

Określ te kryteria – bo gdy powiesz jedynie, że oczekujesz by raport był ‘dobry’ to… hmmm – niestety nic to nie mówi. Twoje zrozumienie ‘dobrego raportu’ może zupełnie odbiegać od tego, co ma na myśli pracownik.

4. Zapewnij narzędzia

Jeżeli zrobienie zadania wymaga np. dostępu do jakichś dysków, pomocy innych ludzi z Twojego zespołu, budżetu, zgody upoważnionych osób etc – to załatw to. Nie oczekuj rzeczy nierealnych – mając najlepszy na świecie projekt nie da się wybudować z niego domu bez materiałów i odpowiedniego zespołu.

5. Czas i priorytety

Daj odpowiedni czas na wykonanie zadania. Jeżeli zrobienie zadania spowoduje, że pracownik nie wyrobi się z innymi zadaniami w ugadanym czasie – to określ priorytety i przesuń terminy innych zadań. Nikt nie lubi chyba zawalać obiecanych terminów – zadbaj więc o to, by pracownik miał komfort i jasność czego tak naprawdę od niego w najbliższym czasie oczekujesz.

6. Po wykonaniu – skontroluj efekt

A po co kontrola? Tu nie chodzi o więzienny nadzór, czy brak zaufania – tylko o możliwość odebrania pracy, uznanie pracownika jeżeli zrobił coś dobrze (lub bardzo dobrze) – oraz możliwości poprawienia błędów i edukacji na przyszłość – i tu trochę kontrowersyjnie powiem, że edukować najbardziej będziesz się Ty – z tego jak delegować i komunikować się z pracownikiem. Jeśli coś zrobiłeś nieumiejętnie: pominąłeś coś, źle wyjaśniłeś czy nie spełniłeś któregoś z powyższych punktów – to zadanie pracownik zrobi nie po Twojej myśli – choć starał się zrobić dobrze. 

Empowerment

Delegowanie to dawanie pracownikom możliwości rozwoju i poszerzania ‘pola wpływu’. W ten sposób, o ile tylko chcą, mogą robić ważniejsze i ciekawsze rzeczy. Wystarczy, że dasz im taką możliwość.

Sam również możesz wykorzystać szanse, jakie dają Ci zadania, które dostajesz od szefa. Spójrz na drabinkę poziomów delegowania – i zacznij się po niej wspinać – im wyżej, tym ciekawsze rzeczy się robi i tym bardziej niezależny i wartościowy się stajesz, tym więcej możesz decydować – czyli w skrócie – ster w swoje własne ręce.

  {mos_fb_discuss:11}