Dla ułatwienia - nie jest to tekst o technice obsługi maili czy antyspamie ale o właściwym podejściu do sprawnego zarządzania przychodzącymi sprawami, czyli kilka słów o podniesieniu swojej produktywności.

Ba... jak już ludzie przywykli do wciskania przycisku ‘send' to często dyskusje zaczynają się tak: „słuchaj... wysłałem Ci wczoraj mailika z... czy mógłbyś na niego odpowiedzieć?", albo: „taaa... zrobię to tylko wyślij mi przypomnienie na maila". Inne ciekawe zjawisko: ile razy zdarzyło Ci się wysyłać maila do osoby siedzącej w Twoim pokoju?

Co zrobić? Chyba jedynie zaakceptować to, że mail zadomowił się na dobre i że jest ich paskudnie dużo. Dlatego dobrze jest nauczyć się z tym żyć.

Poniżej kilka na pozór prostych pomysłów, jak sobie radzić z tą mailową rzeczywistością - tak by efektywnie wykorzystywać swój czas.

Decyduj natychmiast ‘co zrobić'

Najważniejsze jest to byś danym mailem zajmował się jeden raz. Czemu?

Dlatego, że inny wariant jest zupełnie nieefektywny: patrzysz w skrzynkę, otwierasz maila, czytasz, trochę myślisz i ... nie podejmujesz decyzji tylko z powrotem oznaczasz go ‘do przeczytania'. Gdy później znowu zaglądasz do skrzynki to ten nieprzeczytany kłuje w oczy... pewnie znowu go otworzysz, przeczytasz i znowu się zastanowisz co zrobić. Marnotrawstwo czasu.

Twoja skrzynka mailowa to taki mały poligon, na którym możesz nauczyć się szybko podejmować decyzje.

Na assessmentach menedżerów często przeprowadzany jest test, który nazywa się ‘basket case': dostajesz długą listę spraw i musisz wykazać się tym jak sprawnie sobie radzisz z decyzjami. Czy jesteś w stanie ocenić poprawnie ich ważność (priorytet) i podjąć właściwe zadania.

Taki basket case masz na co dzień w swojej skrzynce. Im szybciej opanujesz radzenie sobie z decyzjami tym lepiej dla Ciebie

Zarządzanie mailami

Są chyba jedynie 4 rzeczy, które możesz zrobić z każdym mailem.

1. Zajmij się sprawą od razu

Jeżeli sprawa dotyczy Ciebie, jest prosta i szybka do zrealizowania - od razu to wykonaj. Nie odkładaj na później bo nawarstwi Ci się tego więcej i poczujesz się przytłoczony. Według GTD (Getting Things Done) takim wyznacznikiem czy zająć się sprawą teraz, czy ją zaplanować, jest ocena czy ‘da radę' zrobić to w 2 minuty. Jeśli tak - działaj natychmiast. Jeśli to dłuższe zadanie - zaplanuj je na dogodny dla Ciebie czas.

2. Zaplanuj na później

Gdy wiesz, że nie możesz się zająć danym mailem natychmiast (bo to zadanie na dłużej, nie masz odpowiednich ku temu narzędzi lub informacji, czy też musisz po prostu zaczekać na kogoś/coś -np. aż ktoś wróci z urlopu, aż zostanie zrealizowane zlecenie etc.) - zaplanuj na właściwy czas. W ten sposób od razu się tym zająłeś, i sprawa nie obciąża Ci myśli. Przypomnienie o tym wyskoczy we właściwym momencie - wtedy spokojnie będziesz miał wszystko co potrzebne do tego by zająć się sprawą i ją zamknąć.

3. Zdeleguj zadanie

Delegowanie w polskiej kulturze kojarzy się raczej z ‘zrzucaniem roboty na innych'... czyli takim cwaniakowaniem. Jeżeli myślisz podobnie to zachęcam do przeczytania artykułu o delegowaniu. Nie zawsze jesteś najlepszą osobą do wykonania danego zadania. Może bardziej obrazowy przykład z innej beczki: przecież nie będziesz budował sobie sam domu tylko zatrudnisz ekipę. A wracając do maila - jeśli są osoby, którym możesz powierzyć dane zadanie to zrób to.

4. Usuń, skasuj, wyrzuć, zapomnij

Jeżeli mail po krótkim przejrzeniu uznasz za bezwartościowy dla Twojej dalszej egzystencji to szybko go usuń. Do tej kategorii wpadają wszystkie maile z humorem, spam wszelaki i większość maili gdzie jesteś w CC, czy też jak kto woli w DW.

Są jeszcze maile, z serii ‘trzeba mieć' czyli coś co może się przydać - np. jakieś informacje ze statusami o projektach etc. Zupełnie Ci to niepotrzebne na co dzień, jednak może zdarzyć się sytuacja gdzie będziesz potrzebował tu zaglądnąć i do tego się odnieść.

Takie maile od razu przenieś do jakiegoś archiwum lub folderu do którego nie zaglądasz otwierając skrzynkę. Gdy będziesz potrzebował tych informacji łatwo je tu znajdziesz. A nie będą przyciągały wzroku przy normalnej pracy.

Szybki dostęp do właściwych informacji

Gdy nie masz pod ręką potrzebnych rzeczy, to często stajesz w miejscu i nie jesteś w stanie zrealizować danego zadania. Jeśli odszukanie właściwego maila to droga przez mękę to prawdopodobnie machniesz ręką, maila prawdopodobnie oznaczysz jako nieprzeczytanego i dopiszesz sobie w głowie do listy spraw na później, która oczywiście rośnie i rośnie i coraz bardziej stresuje.

Szybkie znalezienie tego co potrzebujesz ułatwi Ci wyśmienicie życie. System GTD (Getting Things Done) rekomenduje sposób katalogowania maili- po przeczytaniu od razu decydujesz do którego katalogu przenieść maila. Do wyboru (jako uzupełnienie lub alternatywę) masz również coś co nazywa się Desktop Search - czyli wyszukiwarka ‘wszystkiego' co trzymasz u siebie na komputerze: maili, plików, kontaktów i co ważne załączników maili.

Polecam instalację jednego z dwóch w zależności od preferencji: Google Desktop Search lub Windows Desktop Search . Zaznacz przy konfiguracji, że interesuje Cię również przeszukiwanie maili i archiwum - i po kłopocie. Gdziekolwiek potem wrzucisz maila - na pewno znajdziesz.

Masz jeszcze inne pomysły? Zapraszam do dyskusji na forum 

{mos_fb_discuss:14}