Wyobraź sobie taką sytuację: wybierasz się do pracy, wiedząc, że czekają na Ciebie dwa kluczowe zadania do zrealizowania. Wchodzisz do biura, odpalasz maila i nagle wyskakują dwie kolejne, pilne sprawy od szefa. Gdy próbujesz się z nimi uporać, Twoje telefony rozdzwaniają się jak szalone. Kiedy jedną ręką piszesz ważne pismo a drugą trzymasz słuchawkę przy uchu, do drzwi puka ktoś z kolejnym problemem a na Twoją i tak już zapełnioną skrzynkę wpływa następne kilka(naście?) superhiper ważnopilnych maili. A po pracy nie możesz odpocząć, musisz jeszcze załatwić to, tamto, siamto a nawet i owamto ...

Krążysz między zadaniami jak Kubica po torze Monza. No cóż, sytuacja nie do pozazdroszczenia.

Na lifehack.org znajdziesz ciekawy artykuł (ang.) jak radzić sobie z wieloma zadaniami jednocześnie - jest tam dobrze wyjaśniona istota tego problemu i kilka niewątpliwie dobrych porad.

Natomiast TEN tekst porusza inny problem - jak takiej sytuacji uniknąć.

Może najpierw parę powodów, dla których nie warto brać się za kilka rzeczy naraz:

1. Mniejsza wydajność - przechodząc od jednego zajęcia do drugiego często tracisz czas, by ‘na nowo się wdrożyć' w zadanie - musisz przestawić myśli, szybko przypomnieć gdzie skończyłeś, o co chodziło i co chciałeś dokończyć... do tego może dochodzić zmiana otoczenia pracy, nawet jeśli jest to odpalenie innego programu czy wyszukanie potrzebnych dokumentów.

2. Więcej na głowie - większy stres, więcej komplikacji, większa szansa na popełnienie błędu. Przełączanie się między wieloma zadaniami oznacza dużo przerwań. A przecież nie jesteś maszynką - nie lubimy gdy ktoś nam przerywa w pół zdania, nie lubimy gdy w ogóle musimy pewne rzeczy przerywać :) To samo jest z zadaniami - przerywanie jest niezdrowe :)

3. Nadmiar zajęć trudno opanować. To trochę tak jakbyś chciał żonglować coraz większą ilością piłeczek - a tu wiadomo: im więcej tym trudniej zapanować nad tym, by wszystkie były w górze i któraś nie wypadła Ci psując cały efekt. 

Wystarczy? No to do sedna sprawy: jak uniknąć przeciążenia zadaniami.

1. Zrób dokładną listę rzeczy, które musisz zrobić, dostosowaną do Twojej sytuacji. 

2. Zapisuj wpadające rzeczy i pomysły: miej zawsze pod ręką notes, komórkę z kalendarzem albo cokolwiek innego, co pomoże Ci na bieżąco robić notatki i aktualizować swoje plany. Nie będziesz musiał trzymać wszystkiego w głowie-  od razu zapisujesz.

3. Organizuj dokumenty - bardzo dużo czasu zaoszczędzisz na odszukiwaniu właściwych informacji. Te papierowe zbieraj np. do segregatora, a elektroniczne - uporządkuj je na dysku.

4. W swoim rozkładzie dnia koniecznie zaplanuj przerwy pomiędzy kolejnymi zajęciami. Wtedy nagłe sprawy nie wywrócą Twojego planu do góry nogami.

5. Zaczynaj dzień od Twojego Najważniejszego Zadania. I dopóki nie dociągniesz go do końca nawet nie próbuj zajmować się czymkolwiek innym. Potem zrób sobie małą przerwę i skup się na drugim Najważniejszym Zadaniu. Jeśli rano uda Ci się zaliczyć 2-3 zadania, dalej powinno pójść jak z płatka. 

6. Wyeliminuj wszystko, co może Cię rozproszyć. Jeśli możesz, odpuść sobie internet, wyłącz Gadu-Gadu, wyłącz synchronizację poczty, wycisz komórkę, nie odbieraj telefonów. Zajmij się tylko i wyłącznie swoim zadaniem i nie rozpraszaj uwagi. Jeśli czujesz, że musisz zająć się czymś innym albo sprawdzić pocztę - daj sobie na wstrzymanie. Wyluzuj i wróć do rozpoczętego zadania, ponownie skupiając na nim całą uwagę. Taka ciągota by na chwile zostawić to co robisz by coś tam sprawdzić przypomina raczej oznaki uzależnienia od informacji. Lub jak kto woli od wielozadaniowości :) 

7. Jeśli dostajesz podczas pracy jakieś wiadomości czy dokumenty - odłóż je w widoczne miejsce, ewentualnie zrób krótką notatkę, która przypomni Ci później, żeby poświęcić im chwilę. W żadnym razie nie odrywaj się na dłużej od zadania, którym się aktualnie zajmujesz.

9. Czasem może zdarzyć się coś na tyle istotnego, że zmusi Cię do przerwania pracy. Wtedy, jeśli tylko możesz, zanotuj sobie, na jakim jesteś etapie, a przynajmniej postaraj się to zapamiętać. Powrót to rozpoczętego zajęcia będzie wtedy dużo łatwiejszy.

10. Znajdź sobie miejsce w którym możesz skupić się na zadaniu. Zabunkruj się przed innymi, jeśli to konieczne.

i...

11. Oddychaj pełną piersią. Ciesz sie życiem. Nie daj się zwariować :)

{mos_fb_discuss:14} 

Tekst zainspirowany artykułem How NOT to Multitask - Work Simpler and Saner

Mam zgodę autora na tłumaczenia tekstów z Zenhabits.net