W czasie dyskusji na blogu Aleksa poruszyłem temat systemu zarządzania działaniami, który na Zachodzie znany jest pod nazwą GTD (Getting Things Done). Jego autorem jest David Allen, który w 2001 roku opublikował książkę o takim właśnie tytule. W ubiegłym roku polska wersja książki została wydana przez Helion pod moim zdaniem nietrafioną (bo mało chwytliwą) nazwą “Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań ”.

Podstawowa zasada jest prosta: wyrzuć wszystko z głowy. Umieść każdą najdrobniejszą rzecz do zrobienia na odpowiedniej liśćie lub w kalendarzu. Nie obciążaj psychiki, poczuj się wolny. Dzięki temu uzyskasz pewność, iż nie robisz danej rzeczy w tej chwili nie z powodu słabej pamięci, ale z powodu świadomej decyzji.

Jak to działa w praktyce?

Nowe rzeczy, zadania, rozmaite dokumenty czy papiery spływają do naszej skrzynki odbiorczej. Skrzynka odbiorcza może wystąpić w kilku odmianach: skrzynka na biurku, skrzynka e-mail, notatnik. Analizując sprawy znajdujące się w skrzynce możemy je: wykonać natychmiast, wyrzucić do śmieci, umieścić na liście najbliższych działań, umieścić na liście kiedyś/może, umieścić w zbiorze materiałów referencyjnych, umieścić w kalendarzu i tak dalej.

Tak więc każdy projekty, którym się zajmujemy i każde zadanie, które chcemy zrealizować powinno mieś swój odpowiednik na liście. Lista może być utworzona na kartce papieru, ale może równieć być listą fizyczną - np. zbiorem książek do przeczytania.

Kluczowa jest lista, bądź listy najbliższych działań. W moim przypadku jest to tylko jedna lista na której mam zapisane wszystkie działania związane z moimi otwartymi pętlami.

Zasada dwóch minut. Jeśli zrobienie czegoś zajmie Ci mniej, niż 2 minuty, to zrób to natychmiast. Zasada bardzo prosta i przyjemna. Stosowanie się do niej ułatwia życie.

Dla utrzymania odpowiedniego stanu gotowości i przejrzystości systemu niezbędne są regularne przeglądy list. Podstawa to przegląd tygodniowy. Ważne jest również, aby raz na jakiś czas spoglądać na listy z “wyższego” punktu widzenia” - w kontekście planów na najbliższe miesiące, lata, a nawet całe życie.

GTD możemy stosować na różne sposoby. Ja osobiście stosuję wynalazek zwany Hipster PDA - zbiór papierowych kartek połączonych spinaczem. Równie dobrze można stosować zaawansowane palmtopy albo aplikacje komputerowe. Istnieje nawet specjalne rozszerzenie dla Gmaila!

Dla mnie osobiście system Davida Allena nie jest już systemem - jest nawykiem. Bardzo praktycznym nawykiem.

Autorem artykułu jest Bartłomiej Dymecki prowadzący serwis www.dymecki.pl

{mos_fb_discuss:14}