Zarządzanie czasem
Wpisany przez Tomasz Zienkiewicz   
środa, 27 września 2006 23:35

Tym razem coś co napisałem w 2006... czyli wiekowe, ale jeśli interesuje Cię temat lepszego wykorzystania czasu - to zapraszam do lektury :)

Na ten temat jest z milion książek, artykułów, internetowych serwisów i porad wszelakiej maści. Coś tam musi się kryć – skoro patrząc na innych, stwierdzasz (może z zazdrością?), że można być jednak bardziej wydajnym czy też efektywnym – mając tyle samo godzin co Ty. Nie wiem jak Ciebie, ale mnie to strasznie wkurzało. I co zrobiłem… ? Byłem na paru szkoleniach i zniechęcony zdobytą tam wiedzą zacząłem szperać w tej stercie materiałów jakichś przydatnych wskazówek.

Tu skrót po ciekawszych wykopaliskach.

 

Czego uczą na szkoleniach z zarządzania czasem.

Byłem na bodajże 3 czy 4 szkoleniach – w pracy, na studiach – ale nigdy nic nowego nie odkryłem – było szkolenie, to brałem. Pozytywem takich ‘przypominajek’ jest to, że za każdym razem wychodzi się z mocnym postanowieniem poprawy: że teraz koniec z pochłaniaczami czasu, porządek na biurku i dyscyplina w codziennych reżimach czasowych – czyli zwiększenie efektywności i wydajności o obiecane 20% czasu.

Czego więc uczą na tych szkoleniach?

 

Kwadrat Eisenhowera

Chyba większość kojarzy słynny kwadrat Eisenhowera: na jednej osi określamy ważność spraw, a więc maksymalnie upraszczając pozostają 2 wartości: Nieważne i Ważne, na drugiej osi kwalifikujemy znowu z podziałem na 2 jak bardzo się pali: czyli Pilne i Niepilne. Proste.

Gdy boli Cię ząb – wpisujesz go w ważne i pilne, gdy chcesz pooglądać kolejny odcinek ulubionej kreskówki – w nieważne i niepilne (no chyba, że jest to dla Ciebie naprawdę ważne? :) ), telefon do teściowej… hmmm, no tu już sam zadecyduj czy to ważne czy nie, doświadczenie jednak pokazuje, że z reguły najlepiej gdyby lądowałoby to poza kwadratem, lub w innym jego wymiarze – ciekawe pytanie, czy Eisenhower nie myślał o stworzeniu ‘sześcianu Eisenhowera stuningowanym pod kontakty z teściową’.

 

Priorytety

Na bazie przypisanych już w odpowiednie pola kwadratu swoich przyszłych zadań nadajesz priorytety: a więc to w jakiej kolejności zabierzesz się za ich wykonywanie. I tu zaczynają się kłopoty. W większości starych książek oraz na szkoleniach algorytm jest prosty: rzeczy ważne dla Ciebie i pilne rób sam i to w pierwszej kolejności, czyli z najwyższym priorytetem; rzeczy nieważne i pilne – deleguj innym i kontroluj czy im dobrze idzie; rzeczy ważne dla Ciebie i nie pilne – niech poczekają, przecież masz jeszcze masę ważnych i pilnych; rzeczy nieważne i niepilne – do kosza, to są właśnie pochłaniacze czasu.

 

Podoba się? Przez długi czas próbowałem postępować zgodnie z tymi regułami – i jak to bywa, na początku są zawsze efekty, bo trzymamy się dyscypliny i ogólnie fajno jest. Czasami opanowywała mnie nawet wręcz euforia z odkreślenia kolejnego zadania o priorytecie A1, czy też przebrnięcia przez dzień zgodnie z wpisami w kalendarzu: przygotowanie do spotkania i bufor 1h, spotkanie 1h, spisanie draftu dokumentu analizy 1,5h, lunch 1h… itd. Po krótkim dość czasie zapomina się już o złotych zasadach i wszystko wraca do stanu 0. Kto powiedział, że efekt jojo dotyczy tylko gubienia kilogramów?

Dodatkowo takie dni zgodne z kalendarzem – nawet z planowanymi buforami, arcyczęsto wymykały się spod kontroli – co powodowało frustrację. Ziutek się spóźnił na meeting, w czasie gdy pisałem dokument, zadzwonił Marian z pilną wrzutką, no i przecież nie przerwę gadki przy kawie z Aśką, która wróciła z Mazur i ma masę fajnych rzeczy do opowiedzenia. Szlag trafiał taki harmonogram – a to oczywiście skutkowało zarzucaniem tych rewelacyjnych porad z szkoleń.

 

4 generacje zarządzania czasem

Olśniło mnie przy czytaniu 7 nawyków skutecznego człowieka ’ Stephena Covey’a.

Covey pisze o 4 generacjach zarządzania czasem.

Pierwsza generacja to lista rzeczy do zrobienia, przez co niektórych zwana To Do listą. Wpisujemy co trzeba zrobić, potem wykreślamy.

Druga generacja – to kalendarz: zaczęto te zadania z listy już wstępnie wymiarować (to zadanie 1h, tamto 2h, to koniecznie we wtorek o 18tej) – i wstawiać bloczki w planerach. Tu chyba narodził się MS Outlook i wszystkie te zdobione kalendarze, które firmy rozdają na nowy rok. Przy okazji: zauważyliście, że wyżsi rangą często dostawali większe kalendarze – np. formatu A4? Nie będę się zastanawiał nad powodami.

Trzecia generacja: priorytetyzacja. Ludzie zdali sobie sprawę, że mają za dużo rzeczy na głowie i muszą z niektórych zrezygnować – czyli określić je jako mniej istotne. Tu też pojawił się kwadrat Eisenhowera.

Czwarta generacja – to inne podejście do kwadratu Eisenhowera. Niby oczywiste, ale mnie w pewnym sensie zatkało.

 

Druga ćwiartka czy też The Zone.

Covey nazwał to drugą ćwiartką, a Anthony Robbins jako The Zone.

Cóż to więc jest? W skrócie: tym co powinieneś przede wszystkim robić, a więc tym co powinno mieć najwyższy priorytet są rzeczy Ważne i … tu jest ta cała rewolucja… NIE PILNE. Czyli takie, którymi warto się zająć teraz gdy jest czas, zająć nimi w spokoju, i co chyba najważniejsze, nie doprowadzić do przeobrażeniu się tych zadań w PILNE czyli do pożaru.

 

Przykład: zamiast Ważnego Pilnego (a właściwie arcypilnego) zadania jakim jest nagły, potężny ból zęba, którym praktycznie trzeba się natychmiastowo zająć i np. przesunąć wypad na piwko czy na romantyczną kolacyjkę (dla niektórych to jedno i to samo :) ) mamy zadanie Ważne Niepilne – profilaktyka, czyli odwiedzanie dentysty wcześniej raz na pół roku. Jaki komfort! Jest przede wszystkim bezboleśnie. Ponieważ umawiamy się z wyprzedzeniem, to mamy do wyboru cały wachlarz dni – bo czy jest to poniedziałek, środa, czy inny tydzień – to nie robi - nie musimy więc zarzucać naszych innych planów. Wybieramy swojego ulubionego bądź ulubioną stomatologczynię ( czy jak to się odmienia) a nie jakiegoś rzeźnika na nocnym dyżurze. Do tego jest też taniej, bo przegląd to grosze, a znieczulenie i kilkurazowe leczenie kanałowe to już majątek). No i na starość uśmiech jakiś pełniejszy. Same plusy.

 

Robienie właściwych rzeczy

Według mnie takie podejście dopiero pozwala naprawdę zwiększyć efektywność i cieszyć się tym co robimy. Nie chodzi więc o właściwe robienie rzeczy – czyli to co uczą na kursach zarządzania czasem, ale o robienie WŁAŚCIWYCH rzeczy – bo to dopiero w dłuższej perspektywie powoduje, że Twoje życie nabiera pozytywnych barw i masz czas na rzeczy dla Ciebie istotne. Nie gasisz pożarów, nie reagujesz w popłochu na ‘wrzutki’, a zaczynasz dyrygować i narzucać własne tempo.

 

{mos_fb_discuss:14}

 

 


Powered by jWarlock jwFacebook Comments
 
- - - -