Zanim poszłam na szkolenie z zarządzanie czasem, miałam takie poczucie, że umiem zarządzać swoim czasem. Jakoś przez całe życie jakoś (to ważne! JAKOŚ) sobie radzę, szkoła, dom, znajomi, najbliżsi, praca i jeszcze rower i basen i kino i sen itd. No i „jakoś” daję radę. I tu tkwi różnica „jakoś” jest jak reklamowe „prawie” - a prawie robi różnicę.

Poniżej o ciekawym narzędziu do wyłapania uciekającego nam czasu. 

Jakiś czas temu Tomek pisał na tej stronie o zarządzaniu czasem i o szkoleniach z tego zakresu. Ja właśnie jestem po takim szkoleniu. Zetknęłam się na nim ze wszystkim, o czym pisał Tomek (i trochę więcej;)). Moje podstawowe wrażenie jest takie, że szkolenie będzie bezwartościowe i męczące, jeśli nie spojrzymy się na nie jako na szansę, możliwość rozwoju i póki w nas samych nie zrodzi się motywacja do tego by wreszcie zarządzać swoim czasem (a może raczej sobą w tym czasie).

Gdy zastanawiam się co zazwyczaj sprawiało mi problemy to jest to powiedzenie, co ile mi zajmuje. Odpowiedź na pytanie, ile zajmie mi przygotowanie tego artykułu: pewnie z dwie godziny (dopisek po zakończeniu pisania: hmm…nie wiem, z przerwami 3 dni ;) ). Teorie związane z zarządzaniem czasem nie odpowiedziały na moje wszystkie pytania i w magiczny sposób nie zmieniły mojego zachowania, pozwoliły jednak przyjrzeć się sobie krytyczniej i zdiagnozować, co i jak się dzieje w moim codziennym dniu.

Patrząc z boku na moje codzienne zadania i obowiązki nie potrafiłam wskazać, kiedy co robię, ile mi to zajmuje i w jaki magiczny sposób godziny w pracy mija mi tak szybko. Pomimo tego, ze miałam w głowie Macierz Eisenhowera i zasady stawiania przed sobą celów, moja praca rozjeżdżała się na szwach, gubiłam wątki i koniec końcu kończyłam dzień trzymając trzy sroki za ogon.

1. Spisz co i kiedy robisz, czyli inwentaryzacja

W określeniu tego, na czym mija mi czas pomógł mi kwestionariusz Inwentaryzacji Czasu Pracy. Bardzo męcząca czynność, która potrafi doprowadzić do szewskiej pasji.
Otóż inwentaryzacja czas polega na spisywaniu wszystkich czynności, jakie się wykonuje. Jeśli piszę ten artykuł, to wpisuję datę rozpoczęcia, jeśli w tzw. międzyczasie pójdę zrobić sobie herbatę i zjeść kanapkę, to pisze, o której wyszłam i o której wracam. W ten sposób powstają minuta po minucie nasze codzienne zmagania z celami, zadaniami i rożnymi dystraktorami. Dla mnie było to niezwykłe doświadczenie, niby wiedziałam, że zaglądam do komputera i sprawdzam po raz setny pocztę, ale zobaczyć to czarno na białym, obliczyć, co było potrzebne, za długie czy nie o czasie, to był szok. Ale taki przyjemny, uświadomiłam sobie moje słabe punkty, zaobserwowałam, kiedy przestaję być skupiona i ile mogę pracować w skupieniu.

2. Przeanalizuj dzień

Na spisaniu czynności się nie kończy. Każdą wykonaną czynność zaliczamy do kategorii zadań:

A – czy czynność była konieczna (T/N)
B – Czy nakład czasu można czymś uzasadnić (T/N)
C – Czy realizacja była celowa? (T/N)
D – Czy moment realizacji był wybrany właściwie

Patrząc się na powyższą tabelę widzimy, że na prawie dwie godziny pracy:
 - 10 minut poświęciłam na niepotrzebną pracę
 - 35 minut to czas, który trudno uzasadnić czymkolwiek (mogło to trwać krócej)
 - 10 minut moich zadań nie miało konkretnego celu
 - a aż 45 minut z 110 min przeznaczyłam na czynności, które mogłam wykonać w innym czasie.

Wszystkie czynności które miały przypisane N w jednej z czterech kategorii przyczyniły się do wydłużenia się czasu pisania. Przyglądając się im bliżej możemy zobaczyć, że da się je pokategoryzować na:

• Czynności nieważne i niepilne: złe nawyki (kolejna kawa),
• Czynności, które mogą trwać krócej trwają dłużej, bo tak zaplanowaliśmy albo „znowu” coś nam przeszkodziło.
• Czynności zamiast tych, które trzeba naprawdę zrealizować, dystraktory (tzw. Mechanizmy obronne)
• Czynności, na które nie jest teraz czas, czyli te niezaplanowanie (mogą być pilne, ale czy ważne?)

Jak już wiemy co nam przeszkadza można zabrać się do pracy z własnymi ograniczeniami. Zdefiniować cele, tam gdzie tego nie ma, nadać priorytety i zacząć planować. Do moich ulubionych zasad skutecznego planowania należą dwie:

• 60% czasu powinno być przeznaczone na czynności zaplanowane
  
• 20% czynności nieoczekiwane (nagłe zadanie, niespodziewany telefon)
• ok. 20% na czynności spontaniczne (chwila odpoczynku, czy ból głowy, który trzeba opanować.